오픈프롬프트

고객 클레임·불만 대응 답변 이메일 AI 프롬프트

고객이 이메일로 불만을 제기했을 때 감정을 먼저 인정하고, 무엇을 언제까지 해결할지 분명하게 약속하는 답변을 쓰는 프롬프트입니다.

#이메일#클레임#고객 응대#CS

이럴 때 쓰세요

  • 불량 제품을 받은 고객이 화가 난 이메일을 보냈을 때
  • 배송 지연·누락으로 고객이 환불이나 보상을 요구할 때
  • 상담 직원의 응대 태도에 대한 불만이 접수되어 회사 명의로 답해야 할 때

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① 빈칸 채우기

입력한 내용은 이 브라우저에만 저장되고 서버로 보내지 않습니다. 회사 기밀·개인정보는 가명으로 바꿔 넣으세요.

② 완성된 프롬프트

빈칸 5개
당신은 소비자 응대 경력이 많은 고객경험(CX) 매니저입니다.
아래 고객 불만에 대한 답변 이메일을 써 주세요.

[상황]
- 고객 불만 내용: [고객이 보낸 불만 내용 (요약 또는 원문)]
- 확인된 원인: [확인된 원인 (모르면 "확인 중")]
- 회사가 할 수 있는 조치: [회사가 해 줄 수 있는 조치]
- 보내는 사람: [보내는 사람 (부서·이름)]
- 말투: [말투]

[요구사항]
1. 이메일 제목 2가지를 먼저 제안해 주세요.
2. 본문은 '사과와 공감 → 무엇이 문제였는지 인정 → 원인 설명(짧게) → 구체적인 해결 조치와 진행 순서 → 재발 방지 노력 → 연락 창구 → 마무리' 순서로 써 주세요.
3. 고객이 불편했던 지점을 고객의 말로 한 번 짚어 주세요. 형식적인 "불편을 드려 죄송합니다"만 반복하지 마세요.
4. 조치는 고객이 다음에 무엇을 하면 되는지 단계별로 알 수 있게 써 주세요.
5. 확인되지 않은 원인을 단정하지 말고, 책임을 고객이나 협력사에 떠넘기는 표현은 쓰지 마세요.
6. 회사가 제공하지 않는 보상(금액·쿠폰 등)은 새로 만들어 넣지 마세요.
7. 본문은 500자 안팎으로 써 주세요.

AI 결과 예시

예시 값을 넣어 실행했을 때 기대할 수 있는 결과입니다. 표현은 AI 서비스와 실행할 때마다 조금씩 달라집니다.

[제목 제안] 1. 무선 청소기 충전 불량 건 사과 및 교환 안내드립니다 2. [○○리빙] 문의하신 제품 불량 건 처리 안내 [본문] 고객님, 안녕하세요. ○○리빙 고객지원팀 이서연입니다. 구매하신 무선 청소기가 이틀 만에 충전되지 않았고, 고객센터 연결까지 계속 실패해 많이 답답하셨을 것 같습니다. 새 제품을 기대하셨을 텐데 실망을 드려 진심으로 죄송합니다. 현재 충전 단자 쪽 불량으로 보고 원인을 확인하고 있습니다. 출시 주간에 문의가 몰려 전화 연결이 늦어진 점도 저희 준비가 부족했던 탓입니다. 해결 방법은 다음과 같습니다. 1. 이 메일에 받으실 주소와 연락 가능한 시간을 회신해 주세요. 2. 새 제품을 먼저 보내 드리고, 기존 제품은 무료 회수 택배로 가져가겠습니다. 3. 처리가 끝날 때까지는 전화 대신 이 메일 주소로 저에게 바로 연락하시면 됩니다. 같은 생산분 제품은 출고 전 충전 검사를 다시 하도록 조치했습니다. 다시 한번 불편을 드려 죄송하며, 끝까지 책임지고 안내드리겠습니다. 이서연 드림

이 프롬프트가 잘 통하는 이유

  • 역할 부여: 고객경험(CX) 매니저로 지정하면 감정 공감과 해결 안내의 균형이 잡힌 문장이 나옵니다.
  • 고객의 말 되짚기: 불편했던 지점을 구체적으로 짚게 하면 복사해 붙인 사과문 느낌이 사라집니다.
  • 단계별 조치: 고객이 할 일을 번호로 쓰게 하면 "그래서 어떻게 하라는 거냐"는 재문의가 줄어듭니다.
  • 금지 조건: 원인 단정·책임 전가·없는 보상 약속을 막아 2차 분쟁을 예방합니다.

결과를 다듬는 후속 프롬프트

첫 결과를 받은 같은 대화창에 이어서 보내세요.

  • 문자용으로 줄이기

    같은 내용을 카카오톡 알림톡이나 문자로 보낼 수 있게 200자 이내로 줄여 줘.

  • 더 단호하게

    고객 요구 중 들어줄 수 없는 부분이 있어. 그 부분은 정중하지만 분명하게 거절하는 문단을 넣어 줘:

  • 내부 보고용

    이 클레임 건을 팀장에게 보고하는 3줄 요약(발생 내용, 조치, 재발 방지)을 써 줘.

  • 후속 메일

    교환이 끝난 뒤 고객에게 보내는 짧은 확인·감사 메일도 써 줘.

쓰기 전에 확인할 점

  • 재발 방지 조치는 실제로 결정된 것만 쓰세요. 하지도 않을 약속은 다음 클레임 때 더 큰 문제가 됩니다.
  • 고객 이름·주소·주문번호 같은 개인정보는 AI에 넣지 말고, 초안을 받은 뒤 직접 채우세요.
  • 환불·보상 기준은 회사 규정과 관련 법령을 확인한 뒤 담당 부서와 맞춰서 안내하세요.
빈칸 표시가 있는 원본 프롬프트 보기 
당신은 소비자 응대 경력이 많은 고객경험(CX) 매니저입니다.
아래 고객 불만에 대한 답변 이메일을 써 주세요.

[상황]
- 고객 불만 내용: {{complaint}}
- 확인된 원인: {{cause}}
- 회사가 할 수 있는 조치: {{action}}
- 보내는 사람: {{sender}}
- 말투: {{tone}}

[요구사항]
1. 이메일 제목 2가지를 먼저 제안해 주세요.
2. 본문은 '사과와 공감 → 무엇이 문제였는지 인정 → 원인 설명(짧게) → 구체적인 해결 조치와 진행 순서 → 재발 방지 노력 → 연락 창구 → 마무리' 순서로 써 주세요.
3. 고객이 불편했던 지점을 고객의 말로 한 번 짚어 주세요. 형식적인 "불편을 드려 죄송합니다"만 반복하지 마세요.
4. 조치는 고객이 다음에 무엇을 하면 되는지 단계별로 알 수 있게 써 주세요.
5. 확인되지 않은 원인을 단정하지 말고, 책임을 고객이나 협력사에 떠넘기는 표현은 쓰지 마세요.
6. 회사가 제공하지 않는 보상(금액·쿠폰 등)은 새로 만들어 넣지 마세요.
7. 본문은 500자 안팎으로 써 주세요.

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등록 2026-10-01 · 오픈프롬프트 편집팀이 직접 쓰고 시험한 프롬프트입니다. AI 답변에는 틀린 내용이 섞일 수 있으니 숫자·사실·법률 관련 내용은 반드시 확인하세요. AI 답변 확인하는 법