오픈프롬프트

문제 원인 분석(5 Whys) 보고서 쓰는 AI 프롬프트

실수·사고·고객 불만이 생겼을 때, "왜?"를 다섯 번 거듭해 근본 원인을 찾고 재발 방지 대책이 담긴 보고서로 정리하는 프롬프트입니다.

#원인 분석#5 Whys#경위서#재발 방지

이럴 때 쓰세요

  • 업무 사고나 실수가 생겨 경위서·원인 분석 보고서를 써야 할 때
  • 같은 문제가 반복되는데 매번 임시방편으로만 넘어가고 있을 때
  • 고객 불만이 접수돼 원인과 개선 대책을 정리해 보고해야 할 때

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① 빈칸 채우기

입력한 내용은 이 브라우저에만 저장되고 서버로 보내지 않습니다. 회사 기밀·개인정보는 가명으로 바꿔 넣으세요.

② 완성된 프롬프트

빈칸 4개
당신은 품질 관리와 업무 프로세스 개선을 오래 해 온 전문가입니다.
아래 문제를 5 Whys 방식으로 분석해 원인 분석 보고서를 써 주세요.

[문제]
[발생한 문제]

[경위·확인된 사실]
[경위·확인된 사실]

[영향]
[영향]

[보고 대상]
[보고 대상]

[요구사항]
1. "왜?"를 최대 다섯 번 이어 가며 원인을 파고들어 주세요. 각 단계의 답은 경위에 적힌 사실을 근거로 하고, 근거가 부족한 단계는 (확인 필요)라고 표시해 주세요.
2. 원인을 특정 개인의 부주의로 결론 내리지 말고, 그런 실수가 가능했던 절차·시스템의 빈틈을 찾아 주세요.
3. 대책은 '즉시 조치 / 재발 방지(근본 대책)'로 나누고, 각각 담당과 완료 시점을 적을 칸을 만들어 주세요.
4. 보고서 형식: 개요 → 경위 → 5 Whys 분석 → 근본 원인 → 대책 → 향후 점검 방법
5. 보고 대상에 맞는 말투로 쓰고, 변명처럼 들리는 표현은 빼 주세요.

AI 결과 예시

예시 값을 넣어 실행했을 때 기대할 수 있는 결과입니다. 표현은 AI 서비스와 실행할 때마다 조금씩 달라집니다.

[원인 분석 보고서] 주문 배송 지연 건 1. 개요 고객 주문 30건이 약속일보다 2일 늦게 배송되어, 고객 문의가 늘고 일부 환불 요청이 접수되었습니다. 2. 경위 주문 마감 후 물류팀에 전달해야 할 주문 목록 파일이 누락되었습니다. 당시 담당자는 휴가 중이었고, 업무를 대신 맡은 직원은 전달 절차를 알지 못했습니다. 3. 5 Whys 분석 - 왜 배송이 늦었나? → 물류팀이 해당 주문 목록을 받지 못했습니다. - 왜 받지 못했나? → 주문 목록 파일이 발송되지 않았습니다. - 왜 발송되지 않았나? → 대신 맡은 직원이 전달 절차를 몰랐습니다. - 왜 몰랐나? → 업무 인수인계 문서가 없었습니다. (확인 필요) - 왜 누락을 아무도 알아채지 못했나? → 매일 메일로 수동 발송하며, 물류팀이 수신 여부를 확인하는 절차가 없습니다. 4. 근본 원인 특정 직원의 실수가 아니라, '담당자 1인 의존의 수동 전달'과 '수신 확인 절차 부재'라는 구조적 문제입니다. 5. 대책 | 구분 | 내용 | 담당 | 완료 시점 | |---|---|---|---| | 즉시 조치 | 지연 고객 개별 안내 및 보상 기준 마련 | | | | 재발 방지 | 주문 목록 전달 절차 문서화·인수인계 체크리스트 | | | | 재발 방지 | 물류팀 수신 확인 회신 절차 도입 | | | 6. 향후 점검 한 달간 매일 전달·수신 확인 여부를 기록하고 누락이 없는지 점검합니다.

이 프롬프트가 잘 통하는 이유

  • 사실 근거 요구: 각 "왜?"의 답을 경위에 묶어 두어 AI가 그럴듯한 원인을 지어내지 못하게 합니다.
  • 사람 탓 금지: 개인 책임으로 끝내지 말라는 조건이 있어야 재발 방지가 되는 구조적 원인이 나옵니다.
  • 대책 이원화: 급한 불 끄기(즉시 조치)와 근본 해결(재발 방지)을 나눠 보고서의 완성도를 높입니다.
  • 표준 보고서 형식: 개요부터 점검 방법까지 순서를 정해 바로 결재에 올릴 수 있는 형태로 나옵니다.

결과를 다듬는 후속 프롬프트

첫 결과를 받은 같은 대화창에 이어서 보내세요.

  • 고객 안내문

    이 분석을 바탕으로 배송이 늦어진 고객에게 보낼 사과·안내 문자를 200자 이내로 써 줘. 내부 사정은 자세히 밝히지 마.

  • 다른 원인 가지

    방금 분석과 다른 방향의 원인 가지(예: 시스템, 일정, 교육)로도 5 Whys를 한 번 더 해 줘.

  • 체크리스트 작성

    재발 방지 대책에 나온 인수인계 체크리스트를 실제로 쓸 수 있게 10개 항목으로 만들어 줘.

쓰기 전에 확인할 점

  • (확인 필요)가 붙은 단계는 관련자에게 사실을 확인한 뒤 보고하세요. 추정으로 원인을 단정하면 대책도 엇나갑니다.
  • 보고서에 개인 이름을 넣어 책임을 묻는 표현은 조직 분위기를 해칠 수 있으니, 역할명(대체 담당자 등)으로 쓰는 편이 좋습니다.
  • 대책의 담당과 완료 시점 칸은 반드시 채워서 보고하세요. 비어 있으면 실행되지 않는 대책이 됩니다.
빈칸 표시가 있는 원본 프롬프트 보기 
당신은 품질 관리와 업무 프로세스 개선을 오래 해 온 전문가입니다.
아래 문제를 5 Whys 방식으로 분석해 원인 분석 보고서를 써 주세요.

[문제]
{{problem}}

[경위·확인된 사실]
{{context}}

[영향]
{{impact}}

[보고 대상]
{{reader}}

[요구사항]
1. "왜?"를 최대 다섯 번 이어 가며 원인을 파고들어 주세요. 각 단계의 답은 경위에 적힌 사실을 근거로 하고, 근거가 부족한 단계는 (확인 필요)라고 표시해 주세요.
2. 원인을 특정 개인의 부주의로 결론 내리지 말고, 그런 실수가 가능했던 절차·시스템의 빈틈을 찾아 주세요.
3. 대책은 '즉시 조치 / 재발 방지(근본 대책)'로 나누고, 각각 담당과 완료 시점을 적을 칸을 만들어 주세요.
4. 보고서 형식: 개요 → 경위 → 5 Whys 분석 → 근본 원인 → 대책 → 향후 점검 방법
5. 보고 대상에 맞는 말투로 쓰고, 변명처럼 들리는 표현은 빼 주세요.

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등록 2026-10-01 · 오픈프롬프트 편집팀이 직접 쓰고 시험한 프롬프트입니다. AI 답변에는 틀린 내용이 섞일 수 있으니 숫자·사실·법률 관련 내용은 반드시 확인하세요. AI 답변 확인하는 법