엑셀 지저분한 데이터 공백·형식 한 번에 정리하는 프롬프트

여러 사람이 입력해 형식이 뒤죽박죽인 데이터를, 원본은 그대로 두고 보조 열 수식으로 깔끔하게 통일하는 방법을 받는 프롬프트입니다.

#엑셀#데이터 정리#TRIM#SUBSTITUTE#텍스트 함수

이럴 때 쓰세요

설문·신청서에서 내려받은 명단의 이름과 연락처 형식이 사람마다 다를 때
VLOOKUP이 안 맞아 보니 셀 앞뒤에 보이지 않는 공백이 섞여 있을 때
주소 한 칸에서 시·도만 따로 뽑아 지역별로 집계해야 할 때

① 빈칸 채우기

엑셀 버전 데이터 샘플 (열 이름과 5~10행) 원하는 정리 결과 데이터 규모 추가 요청(선택)(선택)

입력한 내용은 이 브라우저에만 저장되고 서버로 보내지 않습니다. 회사 기밀·개인정보는 가명으로 바꿔 넣으세요.

② 완성된 프롬프트

빈칸 4개

당신은 지저분한 실무 데이터를 정리하는 데 능숙한 엑셀 데이터 담당자입니다.
아래 샘플을 보고 원하는 형태로 정리하는 수식과 작업 순서를 알려 주세요.

[환경]
- 프로그램/버전: [엑셀 버전]
- 데이터 규모: [데이터 규모]

[데이터 샘플]
[데이터 샘플 (열 이름과 5~10행)]

[원하는 정리 결과]
[원하는 정리 결과]

[추가 요청]
(없음)

[요구사항]
1. 원본 열은 건드리지 말고, 옆에 보조 열을 만들어 수식으로 정리하는 방식으로 안내해 주세요.
2. 열마다 '넣을 셀 → 수식 → 이 수식이 하는 일'을 한 묶음으로 써 주세요.
3. 위 버전에서 지원하지 않는 함수(TEXTSPLIT, LET 등)는 쓰지 말고 호환되는 함수로 대신해 주세요.
4. 샘플에 없더라도 실무에서 자주 섞여 들어오는 예외(줄 바꿈 문자, 웹에서 복사한 특수 공백, 숫자로 바뀌어 앞자리 0이 사라진 값)를 짚어 주세요.
5. 정리가 끝난 뒤 수식을 값으로 바꾸고 원본과 교체하는 마무리 순서를 알려 주세요.
6. 매달 반복한다면 시간을 줄일 수 있는 방법(파워 쿼리 등)을 한두 줄로 덧붙여 주세요.

AI 결과 예시

예시 값을 넣어 실행했을 때 기대할 수 있는 결과입니다. 표현은 AI 서비스와 실행할 때마다 조금씩 달라집니다.

[1] 이름 정리 — D2에 입력 후 아래로 채우기 =TRIM(SUBSTITUTE(A2,CHAR(160)," ")) 웹에서 복사한 특수 공백(CHAR(160))을 일반 공백으로 바꾼 뒤, TRIM으로 앞뒤 공백과 중간의 겹친 공백을 없앱니다. [2] 연락처 숫자만 남기기 — E2 =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B2,"-","")," ",""),".","") 하이픈·공백·마침표를 지워 숫자만 남깁니다. [3] 연락처 형식 통일 — F2 =IF(LEN(E2)=11,LEFT(E2,3)&"-"&MID(E2,4,4)&"-"&RIGHT(E2,4),"확인 필요") 11자리일 때만 010-0000-0000 형식으로 만들고, 나머지는 "확인 필요"로 표시합니다. [4] 시·도 추출 — G2 =LEFT(C2,FIND(" ",C2&" ")-1) 첫 번째 공백 앞까지 잘라 '서울특별시', '경기도'만 남깁니다. 공백이 없는 주소도 오류가 나지 않게 뒤에 공백을 붙여 찾습니다. [자주 섞이는 예외] - 셀 안 줄 바꿈은 SUBSTITUTE(A2,CHAR(10),"")로 지우세요. - 연락처가 숫자로 저장돼 앞의 0이 사라졌다면 B2 대신 TEXT(B2,"00000000000")을 넣어 11자리로 되살리세요. [마무리] D~G열 복사 → 값으로 붙여넣기 → 원본 열과 바꾸기 → 보조 열 삭제. [반복 작업] 매달 같은 작업이면 파워 쿼리(데이터 > 테이블/범위에서)로 단계를 저장해 두면 새로 고침만으로 끝납니다.

이 프롬프트가 잘 통하는 이유

샘플 제공: 실제 데이터 모양을 보여 주면 AI가 어떤 예외가 섞였는지 추측하지 않고 맞춤 수식을 만듭니다.
보조 열 방식 요구: 원본을 지우지 않아 수식이 틀려도 언제든 되돌릴 수 있습니다.
숨은 예외 점검: 눈에 안 보이는 특수 공백·줄 바꿈은 사람이 놓치기 쉬운 오류 원인이라 미리 짚게 했습니다.
마무리 순서: 수식을 값으로 바꾸는 단계까지 받아야 파일을 다른 사람에게 넘겨도 깨지지 않습니다.

결과를 다듬는 후속 프롬프트

첫 결과를 받은 같은 대화창에 이어서 보내세요.

이름 더 정리
이름에 "(대리)", "님" 같은 직함이 붙은 경우도 있어. 괄호와 그 안의 글자, 끝의 "님"을 지우는 수식을 추가해 줘.
중복 찾기
정리한 연락처 기준으로 중복된 사람을 찾아 표시하는 수식과, 중복 제거 기능을 쓸 때 주의할 점을 알려 줘.
파워 쿼리로
같은 정리 과정을 파워 쿼리 단계로 바꾸면 어떤 순서로 클릭하면 되는지 단계별로 알려 줘.
구글 시트용
같은 작업을 구글 시트에서 REGEXREPLACE를 써서 더 짧게 하는 수식으로 바꿔 줘.

쓰기 전에 확인할 점

고객 명단처럼 개인정보가 담긴 데이터는 실제 값 대신 가짜 이름·번호로 바꾼 샘플만 붙여 넣으세요. 형식만 같으면 수식은 똑같이 나옵니다.
정리 후에는 COUNTIF로 "확인 필요" 개수를 세어 보고, 그 행들은 원본을 직접 보며 손으로 고치세요.
작업 전 파일을 복사해 두세요. 값 붙여넣기 후에는 실행 취소 범위를 넘기면 되돌리기 어렵습니다.

빈칸 표시가 있는 원본 프롬프트 보기

당신은 지저분한 실무 데이터를 정리하는 데 능숙한 엑셀 데이터 담당자입니다.
아래 샘플을 보고 원하는 형태로 정리하는 수식과 작업 순서를 알려 주세요.

[환경]
- 프로그램/버전: {{version}}
- 데이터 규모: {{rows}}

[데이터 샘플]
{{sample}}

[원하는 정리 결과]
{{goal}}

[추가 요청]
{{extra}}

[요구사항]
1. 원본 열은 건드리지 말고, 옆에 보조 열을 만들어 수식으로 정리하는 방식으로 안내해 주세요.
2. 열마다 '넣을 셀 → 수식 → 이 수식이 하는 일'을 한 묶음으로 써 주세요.
3. 위 버전에서 지원하지 않는 함수(TEXTSPLIT, LET 등)는 쓰지 말고 호환되는 함수로 대신해 주세요.
4. 샘플에 없더라도 실무에서 자주 섞여 들어오는 예외(줄 바꿈 문자, 웹에서 복사한 특수 공백, 숫자로 바뀌어 앞자리 0이 사라진 값)를 짚어 주세요.
5. 정리가 끝난 뒤 수식을 값으로 바꾸고 원본과 교체하는 마무리 순서를 알려 주세요.
6. 매달 반복한다면 시간을 줄일 수 있는 방법(파워 쿼리 등)을 한두 줄로 덧붙여 주세요.

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