회사에서 AI 쓸 때 개인정보·기밀 주의사항 체크리스트

AI에 붙여 넣은 내용은 내 컴퓨터 밖으로 전송됩니다. 이름과 숫자를 바꾸고, 회사 정책과 서비스의 데이터 설정을 먼저 확인하는 습관이 가장 확실한 안전장치입니다.

오픈프롬프트 편집팀 · 2026-10-01 확인

업무 메일 초안, 회의록 요약, 엑셀 수식 만들기처럼 AI가 도움이 되는 일은 많지만, 편리함만큼 주의할 점도 있습니다. AI 채팅창에 붙여 넣은 내용은 내 컴퓨터가 아니라 서비스 회사의 서버로 전송되어 처리됩니다. 서비스와 요금제, 설정에 따라 대화 내용이 저장되거나 서비스 개선에 활용될 수 있고, 회사 입장에서는 외부로 정보를 보낸 것과 같습니다.

이 글은 법률 자문이 아니라, 일반 직장인이 AI를 쓰기 전에 점검하면 좋은 기본 습관을 정리한 것입니다. 구체적인 기준은 반드시 소속 회사의 정책을 따르세요.

절대 그대로 넣지 말아야 할 정보

구분	예시
개인 식별 정보	고객·직원의 실명, 주민등록번호, 전화번호, 주소, 이메일, 계좌번호
민감 정보	건강 상태, 인사 평가, 징계 내용, 급여 명세
회사 기밀	미공개 실적, 신제품 계획, 인수합병 정보, 계약 단가, 거래처 명단
보안 정보	비밀번호, 접속 키, 내부 시스템 주소, 소스 코드 중 인증 관련 부분
제3자 문서	비밀유지계약이 걸린 거래처 자료, 외부 유출 금지 표시가 있는 문서

안전하게 쓰는 다섯 가지 습관

1. 이름은 가명으로 바꾸기

사람 이름, 회사 이름, 제품 코드명은 "A 과장", "B사", "제품 X"처럼 바꿔서 입력합니다. AI는 상황과 관계만 알면 충분히 좋은 답을 낼 수 있고, 결과를 받은 뒤 내 문서에서 원래 이름으로 되돌리면 됩니다.

2. 숫자는 비율이나 가상의 값으로 바꾸기

매출, 단가, 인원수 같은 숫자는 실제 값 대신 비슷한 규모의 가상 숫자나 비율로 바꿉니다. 엑셀 수식을 만들 때도 실제 데이터 대신 구조만 같은 예시 표를 만들어 넣으면 됩니다.

3. 필요한 부분만 잘라서 넣기

긴 문서를 통째로 붙여 넣기보다, 도움이 필요한 문단이나 표의 구조만 발췌합니다. 넣는 양이 적을수록 위험도 줄어듭니다.

4. 회사 정책을 먼저 확인하기

회사마다 AI 사용 기준이 다릅니다. 외부 AI 사용을 전면 금지한 곳도 있고, 회사가 계약한 기업용 서비스만 허용하는 곳도 있습니다. 정보보안팀이나 사내 공지에서 허용 서비스와 금지 정보 범위를 확인하고, 애매하면 쓰기 전에 문의하는 것이 가장 안전합니다.

5. 서비스의 데이터 설정 점검하기

많은 AI 서비스가 대화 기록 저장이나 모델 학습 활용 여부를 사용자가 고를 수 있게 하고 있습니다. 다만 설정 이름과 위치, 기본값, 개인용과 기업용 요금제의 차이는 서비스마다 다르고 수시로 바뀝니다. 사용하는 서비스의 설정 화면과 공식 개인정보 처리 안내를 직접 확인하세요. 설정을 꺼 두었더라도 민감한 원문을 넣지 않는 것이 기본이라는 점은 변하지 않습니다.

가명 처리 전후 예시

처리 전 (넣으면 안 되는 예)

홍길동 고객(010-1234-5678)이 3월 12일 주문한 냉장고가
배송 중 파손되어 환불을 요구합니다. 우리 회사 매입 단가는 87만 원이고
한빛물류와의 계약상 파손 책임은 물류사에 있습니다.
고객에게 보낼 사과 메일을 써 주세요.

처리 후 (안전한 예)

당신은 가전 쇼핑몰의 고객 응대 담당자입니다.
[고객명] 고객이 주문한 대형 가전이 배송 중 파손되어 환불을 요청했습니다.
환불은 승인할 예정이며, 처리에 영업일 기준 3~5일이 걸립니다.

[요구사항]
1. 진심 어린 사과로 시작
2. 환불 절차와 예상 기간을 명확히 안내
3. 책임 소재를 고객에게 떠넘기는 표현 금지

[제약]
- 400자 이내, 존댓말

고객 메일을 쓰는 데 실제 이름, 전화번호, 매입 단가, 물류사 계약 조건은 필요하지 않습니다. 오히려 불필요한 정보가 빠지면서 메일의 초점도 선명해집니다. 고객 응대·이메일 템플릿은 이메일·비즈니스 카테고리에 있습니다.

코드와 엑셀 파일을 다룰 때

엑셀: 실제 파일 대신 열 이름과 가상 데이터 3~5행만 만들어 수식을 요청하세요. 수식은 데이터 구조만 같으면 그대로 적용됩니다. 관련 템플릿은 엑셀·코딩 카테고리에서 볼 수 있습니다.
코드: 비밀번호, 접속 키, 내부 서버 주소가 들어간 설정 부분은 지우거나 "YOUR_KEY" 같은 자리 표시로 바꾼 뒤 붙여 넣습니다.
파일 업로드: 파일 첨부 기능은 편하지만 문서 전체가 전송됩니다. 업로드 전에 불필요한 시트나 숨겨진 열, 문서 속성의 작성자 정보까지 확인하세요.

AI 결과물을 쓸 때도 주의할 점

보안은 입력만의 문제가 아닙니다. AI가 만든 문장을 그대로 외부에 보내기 전에 사실관계, 회사 공식 입장과의 일치 여부, 약속하면 안 되는 내용(보상 금액, 일정 확약 등)이 들어가 있지 않은지 반드시 사람이 검토해야 합니다.

사용 전 30초 체크리스트

회사가 이 AI 서비스 사용을 허용하나요?
실명, 연락처, 계좌 등 개인 식별 정보를 지웠나요?
미공개 숫자와 거래처명을 가상 값으로 바꿨나요?
꼭 필요한 부분만 발췌했나요?
서비스의 데이터 저장·학습 설정을 확인했나요?
결과물을 외부로 보내기 전에 사람이 검토하나요?

가장 단순한 기준은 이것입니다. "이 내용이 회사 밖 게시판에 그대로 올라가도 괜찮은가?" 아니라면 바꾸거나 빼고 넣으세요.